L’analyse des processus est le point de départ de nombreux projets, depuis les améliorations du fonctionnement des organisations, l’analyse et l’amélioration de la performance, jusqu’à la conception d’applications et les activités de contrôle interne, d’audit et de conformité. L’amélioration des processus peut aider votre organisation à accroître sa productivité, à améliorer la qualité des services délivrés à ses clients et à accroître sa rentabilité.

Forte de son expérience dans la conduite de projets de gestion documentaire, l’équipe de consultants de DOCSaaS analyse vos processus documentaires selon une méthodologie décomposée en trois étapes :

Identification et analyse des processus :

• Identifier la juste dimension des enjeux et des impacts
• Associer les différentes expertises nécessaires pour prendre en compte l’ensemble des besoins en fonction des services concernés (DG, DAF, DSI, Direction métier, clients, … )
• Identifier les dysfonctionnements des processus documentaires en place
• Identifier les exigences en termes de conformité réglementaire et de gouvernance
• Rédiger la cartographie détaillée des processus

Recommandation de solutions pour améliorer les processus :

• Définir le périmètre et les objectifs des solutions
• Proposer des solutions : avantages / inconvénients
• Analyser les impacts
• Identifier les principaux facteurs de risques et les facteurs clés de succès
• Estimer un ROI et définir une méthode permettant de vérifier a posteriori les gains effectifs
• Rédiger un dossier d’opportunité

Recommandation sur le déploiement des solutions :

• Déterminer la méthodologie de conduite de changement la plus adaptée au contexte de l’organisation
• Déterminer le plan de communication le plus adapté au contexte de l’organisation pour promouvoir le projet de gestion documentaire et surmonter les appréhensions et les craintes liées au changement

La gestion des processus documentaires doit être traitée comme une problématique d’entreprise transverse à tous les métiers. En effet, la majorité de l’information structurée d’une organisation se trouve dans les documents, qu’ils soient sous forme électronique ou papier. Tout document contient les connaissances de l’entreprise qui sont utilisées pour créer de la valeur pour ses clients. Par ailleurs, les coûts liés à la gestion des documents peuvent représenter un pourcentage non négligeable du chiffre d’affaires des entreprises. Il est donc important de mettre en place une stratégie globale de gestion des processus documentaires.

La définition d’une stratégie globale de gestion des processus documentaires a pour vocation d’aider à :

• Choisir les dispositifs les plus adaptés pour gérer les documents et développer les connaissances
• Faciliter le travail collaboratif et optimiser la gestion des contenus et des connaissances
• Définir une méthode de déploiement des processus en impliquant l’ensemble des acteurs

L’approche de DOCSaaS pour élaborer une stratégie globale consiste à définir les dispositifs (organisation, processus, solutions, moyens humains, …) les plus adaptés au contexte et aux enjeux de l’organisation.

DOCSaaS intervient auprès des directions pour :

• Définir la vision stratégique de l’organisation sur la gestion des processus documentaires
• Elaborer des scénarios pour la mise en application de cette vision et déterminer le scénario le plus adapté au contexte de l’organisation
• Identifier et prioriser les projets concrets à réaliser