Etape 1 : Numérisation

Il est primordial de capturer l’image du document papier afin de le traiter de manière numérique. En fonction du volume de documents reçus chaque jour, cette numérisation peut s’effectuer par lot.

La solution DOCSaaS Démat intègre un module de numérisation. Ce module peut prendre en charge la plupart des modèles de scanner, les principaux modèles de photocopieur multifonction ainsi que les interfaces standard (TWAIN).

Si vous ne disposez pas d’outil de numérisation adéquat, DOCSaaS peut vous accompagner dans le choix du matériel le plus adapté à vos besoins.

Etape 2 : Lecture automatique de documents

Cette étape constitue le cœur du traitement du document. A l’aide de la fonctionnalité de Scripting de DOCSaaS LAD, vous pouvez automatiser et par conséquent accélérer certains processus, tels que l‘indexation ou le classement dans la structure d‘archive.

DocSaaS LAD est capable de lire et reconnaître les données de chaque document en plusieurs étapes :

• Analyse du contenu indépendamment du positionnement des données
• Comparaison, de haut en bas (« Top Down Search »), des informations extraites lors de la lecture, afin d’identifier différents éléments
• Identification des informations (nom du fournisseur, adresse, code postal, ville, téléphone, télécopie, …)
• Rapprochement (en option) avec un autre type de document afin de réaliser une vérification de correspondance
• Divers contrôles de cohérence (interdépendance des montants Net, TVA, TTC)
• Extraction de données par ancrage (date, numéro de facture, frais, divers…).

Etape 3 : Vérification des données

Dans le cas où des données sont incohérentes ou manquantes, le document passe systématiquement par une phase de vérification.

L’opérateur vérifie visuellement les données correspondantes et les corrige si nécessaire. Le module DOCSSaaS LAD met à disposition des utilisateurs une interface de vidéocodage pour effectuer les actions correctrices.

Tous les ajouts et corrections de l’opérateur sont mémorisés et ajoutés à une base d’apprentissage. Les connaissances acquises lors de ce contrôle sont ensuite utilisées lors de la vérification des futurs documents du même fournisseur.

Etape 4 : Stockage

Les documents peuvent être conservés sur des durées déterminées et en fonction des besoins règlementaires ou métiers, les contraintes de stockage répondent aux impératifs et normes légales en vigueur (signature, archivage probant, archivage standard sécurisé).