La gestion documentaire est un enjeu crucial pour les organisations. Pour assurer son efficacité, les entreprises doivent régulièrement auditer, évaluer et mettre à jour leurs processus de traitement des documents.
Quelques chiffres clés :
- 42,5 % des informations importantes au sein des organisations existent uniquement sous forme imprimée (source Ricoh).
- Une entreprise sur quatre juge la recherche de documents papiers laborieuse, alors qu’elles sont près de 94% à reconnaître que les documents électroniques et numériques sont plutôt faciles à retrouver (source Ricoh).
- Chaque année, en Europe, les entreprises consacrent 362 millions d’heures aux processus documentaires, soit 147 milliards d’euros de coûts opérationnels (source Coleman Parkes Research).
Devant ces constats, la mise en place de solutions logicielles de gestion documentaire peut se révéler bénéfique : classement organisé des documents nativement électroniques et des documents numérisés, attribution de mots-clés aux documents, différents modes de recherche, dématérialisation des processus…
Un autre objectif de la gestion documentaire est de mettre en œuvre une méthodologie de travail collaboratif. C’est sous cet angle que doit être intégrée et mise en place une solution afin d’être optimale.
Des études ont montré que la gestion électronique de documents peut améliorer la rentabilité de l’ordre de 3 à 5% du chiffre d’affaires.
La gestion documentaire est une problématique d’entreprise transverse à tous les métiers, les enjeux sont par conséquent de plusieurs natures : organisationnels, financiers, réglementaires et environnementaux. DOCSaaS vous accompagne dans la mise en place des meilleurs processus pour votre organisation et vous aide à faire face à ces différents enjeux.
